Redaktionssystem | besser als Microsoft Word, warum?

Redaktionssysteme - Vielseitige professionelle Werkzeuge

Warum Redaktionssysteme und nicht einfach Microsoft Word?

Microsoft Word ist eine Software, die viele Vorteile bietet. Ob bei der Erstellung von Geschäfts- und Serienbriefen, beim Schreiben einer Schularbeit oder beim Verfassen von Geschichten und Gedichten – Microsoft Word ist beim «Texten» meist die erste und auch richtige Wahl. In beinahe jedem Unternehmen ist Microsoft Word auf den Rechnern installiert und jeder kennt – zumindest oberflächlich – die Anwendungsmöglichkeiten. So benötigt Microsoft Word noch nicht einmal eine spezielle Nutzerschulung, die meisten Mitarbeiter sind schliesslich damit «aufgewachsen».

In vielen Unternehmen, die aufgrund ihrer Produktpalette Betriebsanleitungen erstellen müssen, gilt daher auch noch immer:

«Unsere Betriebsanleitungen erstellen wir mit Microsoft Word. Auch Word kennt nützliche Automatismen wie Verzeichnisse, Indexeinträge und Querverweise etc. – dies wird schon ausreichen, um die wenigen Änderungen, die wir pro Betriebsanleitung integrieren müssen, aufzufangen. Ein Redaktionssystem ist zudem teuer. Es ist nicht notwendig, die hohen Kosten für Anschaffung und Implementierung, Personalschulung etc. aufzubringen.

Microsoft Word ist kein Redaktionssystem - stimmt das?

Microsoft Word wurde nicht explizit für das Erstellen von Betriebsanleitungen entwickelt. Lange Texte lassen sich noch gut handhaben, sobald aber z. B. ein Layout angepasst werden soll, Grafiken eingefügt oder Tabellen integriert werden müssen, können die ersten Probleme auftreten. Zudem liefert Microsoft Word keine Möglichkeiten, einfach zu überprüfen, ob alle Inhalte im Dokument enthalten sind und ob alle Links und Querverweise funktionieren. Auch kann es schwierig werden, einfache Änderungen vorzunehmen. Nehmen wir an, nur ein technischer Wert eines Produkts ändert sich in Bezug auf das Vorgängerprodukt. Dieser muss nun in einer bestehenden Betriebsanleitung an jeder relevanten Stelle auch geändert werden. Mit Microsoft Word muss jetzt die gesamte Anleitung durchgesehen und die Änderung manuell eingepflegt werden. Wird die Dokumentation auch in anderen Formaten benötigt, z. B. als HTML-Version, müssen zusätzliche Softwareprodukte hinzugezogen werden. Werden Übersetzungen gebraucht, dann hört der Spass ganz auf. Denn auch wenn sich nur ein einzelner Begriff geändert hat, muss das gesamte Dokument in die Übersetzung gegeben werden. Und woher weiss man, dass die Übersetzung aktuell ist? Neu übersetzte Textpassagen haben keinen Einfluss auf ältere Dokumentenversionen, wenn sie nicht händisch nachgepflegt werden.

Dies sind nur einige Punkte, die aufzeigen sollen, dass Microsoft Word nicht die geeignete Software zur Erstellung von Betriebsanleitungen ist. Aber dies beantwortet noch nicht die Frage, ob sich ein Redaktionssystem lohnt.

Um diese Frage zu klären, muss zunächst einmal beantwortet werden, was ein Redaktionssystem überhaupt ist. Wikipedia liefert hierzu folgende Definition:

«Redaktionssysteme sind Softwaresysteme zur Verwaltung von publizistischen Inhalten, insbesondere von Zeitungen, Zeitschriften und Web-Seiten. Wesentliches Merkmal ist die Trennung von Inhalten (Content), Datenstruktur und Design (Layout) sowie die Möglichkeit der Zugriffssteuerung bzw. Workflow. Im Zusammenhang mit Webseiten werden Redaktionssysteme auch als Content-Management-Systeme bezeichnet.»

Quelle: Wikipedia (https://de.wikipedia.org/wiki/Redaktionssystem)

Das Redaktionssystem liefert immer einen Mehrwert gegenüber Microsoft Word

Der Mehrwert eines Redaktionssystems bei der Erstellung von Betriebsanleitungen und anderen technischen Dokumenten liegt gegenüber Microsoft Word also u. a. in den folgenden Punkten:

• Inhalt, Datenstruktur und Layout werden im Redaktionssystem konsequent getrennt.

• Die Basis stellt die Modularisierung dar: Inhalte wie Text, Grafiken, Übersetzungen werden modular in eine Datenbank abgelegt.
• Die Inhalte werden medienneutral abgelegt.
• Durch Referenzieren ist eine Mehrfachnutzung der Informationen möglich: Verschiedenste Dokumente können aus ein- und derselben Quelle entstehen. Änderungen und Korrekturen an den Inhalten müssen somit auch nur an einer zentralen Stelle vorgenommen werden. Sie werden automatisch in alle relevanten Dokumente übernommen.
• Autorenunterstützungen gewährleisten eine gleichbleibende Terminologie.
• Mittels «Variantenbeschreibungen» können produkt- und kundenspezifische Dokumente automatisiert erzeugt werden.
• Redaktionssysteme lassen sich einfache an Translation Memory Systeme anbinden, und somit ist ein einfaches Handling von Fremdsprachen möglich.
• Es können verschiedenste Ausgabeformate generiert werden, von Word über PDF bis Web ist alles möglich.

Fazit über das Redaktionssystem

Redaktionssysteme können mächtige Werkzeuge sein. Um einen Nutzen aus ihrer Anwendung zu ziehen, müssen sie professionell eingesetzt werden. Ist dies der Fall, tragen Redaktionssysteme dazu bei, dass Betriebsanleitungen, insbesondere bei Übersetzungen in andere Sprachen, effizient, korrekt und zeitnah realisiert werden können. Anleitungen können stets aktuell gehalten und über viele Kanäle publiziert werden. Microsoft Word allein kann hier nicht mithalten. Vom reinen Einsatz von Microsoft Word ist absolut abzuraten.

Nicht immer muss gleich ein Redaktionssystem angeschafft werden. Insbesondere, wenn Sie mit einem Dienstleister zusammenarbeiten, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, in den Nutzen eines Redaktionssystems zu kommen. Wir beraten Sie gerne.